往首都航空寄文件总石沉大海？八成是收件部门没写对，全白跑
把文件寄给首都航空这件事, 乍一看好像非常普通和直接, 可是当真正动手去做的时候, 大家才会发现里面存在的细节和问题其实非常多。
我在行政这个岗位上工作到现在也已经接近六年了, 这期间我给非常多的航空公司寄送过安全保障的资格证明、合作相关的合同文本以及审计过程中需要的材料, 所以针对首都航空这一家的接收规定和注意事项, 我基本上已经有了比较清晰的认知和了解。
很多同事们存在一个误区, 就是把打包好的文件随便放在公司的收发室里就觉得万事大吉并结束了这项工作, 然而这种做法通常会导致文件彻底失去踪迹没有下文, 等到后面因为紧急事情需要用到这些文件时才发现它们根本就没有出现在应该所在的位置上, 因此我现在把这些在实际操作中容易出现的错误情况都汇总在一起展示出来, 目的是希望能帮助各位同事减少一些不必要的麻烦和困扰。
首都航空文件怎么寄
首都航空用来接收邮件的那个入口, 跟很多家航空公司比起来, 是不太一样的。它可不是那种统一由收发室接手再转交下去的做法。你要寄出去的东西属于哪一类文件, 就得交给那个对应的部门去处理。如果是跟安全监察有关系的那些材料, 就需要邮寄到安全质量部那边。
如果是涉及到商务合作方面的协议还有公函之类的, 就走综合管理部那个渠道。所有有关人事方面的事情, 都是归口到人力资源部来管的。信封的正面的位置上面, 一定要把这些部门的完整名称写清楚, 还要把收件人的姓氏也加上上去。
千万不要仅仅写了“首都航空收”这几个字就算完事了, 如果你这么做的化, 基本上就等同于没有把那封信给寄出去一样。地址这一项, 写成朝阳区就可以了。不过必须要在里面备注具体是哪一个部门。因为收发室每天经手的文件数量非常多。如果没有写明部门标识, 这些邮件很容易就会被归拢到写着待分配的那一大堆里面。
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这样拖延个两三天时间是非常普遍的现象。甚至有时候一周的时间过去, 物品都无法到达真正负责的人手中。
在寄送文件之前有一个非常关键的细节, 而很多人都会轻易地把它给忽略掉, 那就是在寄送之前需要先给对方打个电话去确认一下对方是否方便收件, 并不是说所有的部门都愿意接受快递进行代收的这种操作, 如果有些文件是涉及到敏感的资质证书的话, 那么接收方经常会明确要求必须当面递交并且要签字来进行确认, 一旦你就直接把快递给寄过去了的话, 反而可能会导致包裹被原路退回这样的一个结果, 我自己就有着这样的亲身经历, 在去年我专门给安全质量部递送过一份整改报告, 结果那个EMS一到就被直接给退回来了, 包裹上面的备注栏里面清清楚楚地写着这句话叫做此类文件不接受邮寄, 最后的结果就是硬生生地把时间耽误了五天。
所以, 在拿不准的时候, 花两分钟打个电话去确认一下, 这样能够省去你后面两天的来回奔波。
首都航空文件寄几天
在关于时效方面的这个问题上面, 你需要根据你的具体的邮寄手段来决定。如果你是选择当面递交的话, 这样的速度是最快的, 你可以于当天就把材料交到对应的人手中, 但是这就要求你必须要亲自跑一趟。
如果你是指定通过EMS这种方式来寄送的话, 对于同城范围内的投递来说一般是次日就能到达收发室, 然而还需要再从收发室里面转交至具体的部门, 这样在整个过程之中就会多出两三个工作日的时间来。
至于那些普通快递的情况就不建议大家去考虑了, 因为三到五天的时间是属于非常正常的情况, 假如碰巧遇到对方处于出差或者休假的状况当中, 那么这个时间的不确定性就会变得更加严重了。
当那个文件变得非常紧急、需要立刻使用的时候, 选择EMS加急服务加上当面送达这种组合方式是最稳妥的解决办法, 虽然需要额外支付的费用并不是非常多, 但是确定性是完全不同的一个档次, 至少这样你的心里面就会有底。
此外, 还有一个容易被疏忽的变量是文件本身。对于普通函件以及合作协议之类的材料, 采用正常流程处理就可以了, 只要能够在部门内部完成签字动作, 就可以进行流转。
然而, 一旦涉及机务维修记录或是空安事件报告这类特定的材料情况, 他们内部设有专门的签收环节以及逐级流转程序。到达收发室仅仅只是一开始的步骤罢了, 随后还必须经过逐级签批这一过程, 材料才能最终到达处理人手中去。仅仅是内部流转这个环节就需要额外耗费一两天时间。
关于寄送这类材料这一件事情, 心理预期的时间跨度建议拉得稍微长一些比较好, 不应该在第二天就立刻去打电话催促对方进展如何, 因为此时相关的工作流程实际上还没有彻底走完, 如果频繁地进行催促行为, 反而容易引发对方的反感情绪。
顺便提一下, 在你把文件寄出去之后, 一定要自己留一份底细, 并且要把快递单号到底是啥、什么时候寄出去的、收件部门是哪一家、还有经手人是谁, 全都清清楚楚地登记在表格里, 这并不是表示你对别人不信任, 而是为了以后对账和后续跟进都更加方便, 行政工作就是这样的, 细节之处全部都是坑, 一旦踩得多了, 也就自然而然地顺了。